Filiale Grand Public du groupe Hutchinson (activité Transformation des élastomères de la Branche chimie de Total), MAPA SPONTEX conçoit, produit et vend des produits d'entretien et de protection des mains, dans le monde entier sous différentes marques, à destination des particuliers et des professionnels. Entreprise fortement décentralisée (de part ses nombreuses acquisitions et sa fusion avec Spontex), MAPA SPONTEX a récemment créé une fonction Achats démontrant sa volonté de mettre en œuvre une politique globale et des synergies dans les achats au niveau mondial. « Avec plus 27 sites (industriels et commerciaux) gérant localement leurs Achats, et autant de systèmes d'information, il nous était difficile, fastidieux et long de suivre des indicateurs de performance achats au niveau groupe » avoue Thierry du Villard, Directeur Achats chez MAPA SPONTEX. « Il nous fallait donc pouvoir remonter et consolider les données sur les achats réalisés auprès des fournisseurs par entité, au niveau du Groupe. »

Pour atteindre cet objectif de synergie permanente, la Direction Achats décide au 2ème semestre 2006 d'automatiser la remontée des informations Achats par la mise en place d'un Système d'Information Achats unique à travers le monde. « Nous recherchions un outil non seulement performant et simple à utiliser mais surtout accessible par tous nos sites » confie Thierry du Villard.

L'appel d'offre, rédigé en association avec les Directions Informatique et Financière (pour valider les aspects à la fois techniques, comme les interfaces avec les ERPs existant ou les reprises de données et financiers, comme les méthodes de calcul ou/et de consolidation des données financières), met rapidement la proposition d'Ivalua en tête de liste. « Le marché des progiciels de gestion des Achats est suffisamment mature pour nous assurer de la pertinence des fonctionnalités des solutions existantes sur le marché. Néanmoins, nous avons été convaincus par la souplesse et la réactivité de la structure d'Ivalua » reconnaît Thierry du Villard.

Plusieurs modules de la solution Ivalua Buyer sont activés, parmi lesquels :

- « Consolidation et analyse des dépenses » : intégré à tous les ERPs utilisés au sein des sites industriels, ce module permet de collecter automatiquement les CA fournisseurs réalisés, afin de bénéficier en aval de fonctions très poussées d'analyses multidimensionnelles.

- « Tableaux de bord Achats » : à partir d'une batterie d'indicateurs Achats entièrement paramétrables, ce module permet à l'utilisateur d'effectuer des analyses graphiques, d'éditer des tableaux de valeur pour ensuite établir des tableaux de bord achats personnalisables et dynamiques. « Dès sa release sur le marché, nous avons intégré la technologie OLAP de Microsoft à notre plateforme technologique, Ivalua Platform » précise Arnaud Khuat-Duy, Directeur Technique chez Ivalua. « Cette évolution technologique, invisible pour les utilisateurs de l'outil, permet d'analyser un gros volume de données, avec souplesse et rapidité de traitement des données, ce qui apporte des avantages très nets aux utilisateurs.»

- « Plan d'actions et suivi des gains » : sous l'appellation Ms' Core, ce module permet aux acheteurs de consolider et mesurer dans le temps les économies d'achats réalisées, et ce de manière automatique. « L'approche de la Direction Achats de MAPA SPONTEX en matière de suivi des gains est novatrice » souligne Philippe Benmussa, Directeur des Projets chez Ivalua. « L'acheteur ne saisit plus manuellement les gains achats. Le système le calcule pour lui en fonction des données (prix et quantités négociés) extraites directement des ERPs dans l'outil PIMS. »

« Le projet, que nous avons baptisé PIMS - Purchasing Information for MAPA SPONTEX - est un projet certes compliqué mais vital surtout lorsqu'on s'attache au pilotage des achats dans leur totalité » reconnaît Thierry du Villard. A travers PIMS, sont gérées toutes les dépenses achats (factures avec et sans produits) de l'ensemble des entités MAPA SPONTEX dans les domaines Home Care et Baby Care situées dans 15 pays différents (Allemagne, Argentine, Brésil, Chine, Espagne, Etats-Unis, France, Hongrie, Italie, Malaisie, Mexique, Pologne, République Tchèque et Royaume Uni). « Les complexités résultent non seulement dans l'étendue des dépenses, factures avec et sans produits, mais surtout dans les divergences culturelles et technologiques des sites concernés » souligne Thierry du Villard. « Du lancement du projet à la mise en production de l'outil, il nous aura fallu douze mois pour disposer d'un outil opérationnel ». Aujourd'hui utilisé par 35 personnes, l'outil couvre déjà 80% du périmètre.

« MAPA SPONTEX s'est adressée à Ivalua avec trois objectifs précis : mesurer et améliorer la performance Achats, faciliter la communication entre tous les interlocuteurs achats et piloter avec plus d'efficacité le département achats au niveau mondial » conclut Daniel Amzallag, Directeur chez Ivalua. Et de poursuivre : « La réalisation de ce projet est un nouvel exemple de la faculté de nos équipes, commerciale, projet et technique, à gérer des projets d'envergure internationale, et de la faculté de nos outils à se paramétrer à des environnements de travail compliqués ».