Ariba, Inc. (code Nasdaq : ARBA), éditeur mondial des solutions de maîtrise des dépenses (SM - Spend Management), le Centre for Management Development de la London Business School et l'European School of Management and Technology (esmt) de Berlin présentent les résultats de leur étude annuelle conjointe portant sur les modèles de dépenses des entreprises européennes. Selon cette étude -basée sur l'analyse des réponses de 227 directeurs des achats des plus grandes entreprises européennes-, divers facteurs placent les départements Achats sous une énorme pression. Parmi ces facteurs, on peut citer : les objectifs d'économies records, les programmes d'amélioration du rendement, l'émergence de pressions réglementaires telles que la loi Sarbanes-Oxley ou encore une qualification accrue de la base fournisseurs.

· Les politiques de maîtrise des dépenses viennent d'en haut – 41% déclarent que le conseil d'administration définit les grandes lignes des achats de l'entreprise, et 13% que le P-dg est personnellement impliqué dans ce processus.



· Les Achats de plus en plus en « première ligne » – 70% des directeurs des achats doivent rendre des comptes à leur conseil d'administration, soit une augmentation de 20% par rapport à 2004. Les entreprises délèguent au département Achats la responsabilité du contrôle de leurs dépenses.



· Une pression accrue sur les prix – Les directeurs des achats cherchent à réduire le coût unitaire des biens et des services de 13,1%, contre 8,3% l'année dernière ; il s'agit de la plus forte augmentation en 4 ans.



· 2005 : « l'année de l'appel d'offres » – Pour les entreprises, sourcer une nouvelle base de fournisseurs plus qualifiée serait le plus sûr moyen de réduire leurs coûts unitaires ; 70% des entreprises souhaitent réduire la liste de leurs fournisseurs.


· La pression pour une plus grande visibilité – Malgré l'amélioration du statut du directeur des achats dans l'entreprise, 1 responsable des achats sur 3 considère que le gain de visibilité sur les données d'achats représente un défi majeur. Une plus grande visibilité permettrait de prendre des décisions plus judicieuses.



· Une pression également pour « bien agir » – Les politiques de sourcing éthiques, telles que la lutte contre le travail des enfants, gagnent du terrain : dès lors, le département Achats est en charge des grands programmes de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE).





« Cette étude révèle tout d'abord que les directeurs des achats sont de plus en plus écoutés et invités aux conseils d'administration européens, qui reconnaissent véritablement leur expertise dans le domaine de la maîtrise des dépenses. Mais l'augmentation de cette exposition s'accompagne d'une pression phénoménale : on demande à ces professionnels d'atteindre des objectifs d'économies records, ce qui est d'autant plus crucial que le procurement devient notamment un élément central de la conformité aux normes réglementaires et des programmes de RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises). Les directeurs des achats doivent donc jongler avec tous ces paramètres. » - Gérard Dahan, Directeur Marketing Europe du Sud d'Ariba.

· Alors que le département Achats exerce un contrôle de plus en plus important sur tous les postes de dépenses de l'entreprise, en cohérence avec la croissance significative des objectifs d'économies, les directeurs des achats précisent qu'ils détiennent un pouvoir décisionnel formel sur les postes de dépenses clés comme les services à hauteur seulement de 4% (contre 41% pour les biens directs/matières premières). L'implication des Achats dans le processus de décisions des autres départements de l'entreprise telles que le marketing, les voyages et frais professionnels, le travail temporaire... devrait s'amplifier cette année.



· L'intensification des appels d'offres est un point-clé qui a particulièrement frappé Jamie Anderson, directeur de programme au Centre for Management Development de la London Business School.





« Il ne fait aucun doute que 2005 devrait devenir « l'année de l'appel d'offres » : les entreprises consacrent une partie de leurs ressources à des opérations de sourcing stratégique pour réduire optimiser la liste de leurs fournisseurs et maximiser ainsi leurs économies. Nul doute que les fonctions Achats seront de plus en plus présentes dans les conseils d'administration, mais elles subiront également de nouvelles pressions.»






Des pressions egalement autour des processus et de la visibilité, pour une meilleure efficacité


Cette 5ème étude souligne également que les directeurs des achats s'attachent de plus en plus à renforcer l'efficacité de leur département. L'objectif d'efficacité pour 2005 est en hausse ; il atteint une moyenne de 16%, contre 9% en 2004. Les entreprises cherchent en effet de nouvelles stratégies pour atteindre leurs objectifs d'économies.



· Le Sourcing stratégique priorité pour maîtriser les « trous noirs des dépenses »

Le Sourcing stratégique est perçu comme le meilleur moyen de réduire les coûts de procurement et les dépenses de gestion – 55% ont identifié cet item en priorité. 60% des entreprises européennes vont réévaluer leurs contrats de services (dans des domaines tels que le marketing, le travail temporaire ou la gestion des infrastructures). Il s'agit pour ces entreprises d'une priorité essentielle, puisqu'elle touche à ce qui constitue traditionnellement des « trous noirs de dépenses».





« Cependant, les seuls contrats pouvant être révisés sont ceux que vous pouvez quantifier et mesurer. Nos études et notre expérience nous montrent que la visibilité des dépenses est limitée à environ 30-40%. Il sera donc difficile d'atteindre ces objectifs, quoi qu'il arrive et la pression dans ce cas est vraiment très forte. » - Gérard Dahan





· Gagner en visibilité : un défi majeur

Les directeurs des achats pensent qu'une plus grande visibilité leur permettrait de prendre des décisions plus judicieuses : 31% d'entre eux soulignent ce point.

Concernant les services : 37% n'ont de visibilité que sur moins de 10% de ces dépenses ; en d'autres termes, 90% des dépenses de services échappent à de nombreux directeurs des achats.

Selon les directeurs des achats interviewés, la principale raison de cette difficulté est liée au besoin de systèmes plus efficaces pour le contrôle et le suivi des achats (22%).

· Cette exigence d'une conformité plus stricte aux normes réglementaires conduit à une intensification de la pression qui repose sur les épaules des responsables des achats. 14% des entreprises interrogées ont mis en place des programmes de conformité (cf. Sarbanes-Oxley). Parmi celles-ci, 41% admettent que cela complexifie leur tâche et 25% déclarent que cela augmente leurs contraintes administratives.



· Alors que l'image d'entreprise responsable est aujourd'hui primordiale, agir en conformité avec les procédures de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) fait partie intégrante du métier de responsable des achats. 37% des entreprises développent des politiques d'approvisionnement éthiques et 43% essaient de privilégier les fournisseurs locaux, pour favoriser l'économie locale.





« Alors qu'il fait partie depuis toujours du vocabulaire des professionnels des achats, le terme conformité a pris une signification nouvelle. La conformité aux normes réglementaires est aujourd'hui une véritable priorité dans les entreprises, et les Achats, parce qu'ils sont concernés par tous les segments de l'entreprise, sont au cœur de cette problématique. Ajoutez à cela la vague croissante pour les programmes de RSE touchant au choix et à la gestion des fournisseurs, et vous obtenez un agenda plutôt chargé pour les directeurs des achats. »

Jamie Anderson, directeur de programme au Centre for Management Development de la London Business School






Une evolution du procurement vers plus de strategie, de gestion inter-departements et monde


Les rôles traditionnels de contrôle des coûts et de gestion des processus internes laissent peu à peu la place au planning stratégique, à la gestion inter-départements ou aux programmes de sourcing mondiaux. Ces pratiques nécessitent de nouvelles compétences et des connaissances spécialisées.





« Dorénavant, les Achats constituent un dénominateur commun à la plupart des décisions de l'entreprise. Par conséquent, il est de plus en plus souvent demandé aux professionnels des achats de se spécialiser dans tel ou tel domaine.»

Roy Ayliffe, directeur des pratiques professionnelles du Chartered Institute of Purchasing and Supply (CIPS)