Chiffrées et quantifiées par le Cimi (Centre international de maintenance industrielle), les économies générées par l'implémentation d'une solution de GMAO sont éloquentes : gains sur les achats et les stocks, amélioration du contrôle des coûts, réduction des dépenses de sous-traitance, augmentation des taux de disponibilité et de fiabilité des équipements, amélioration des temps de maintenance… Or, aujourd'hui, on constate un fort taux d'échec des projets de GMAO dans les entreprises, plus de la moitié de ces derniers ne donnent pas satisfaction quand ils ne sont pas tout simplement abandonnés. Car à l'instar de tout projet informatique, le déploiement d'une GMAO se doit d'être pensé, préparé tant sur un plan fonctionnel que technique et adapté aux attentes & besoins « terrain » des collaborateurs de l'entreprise. Fort d'une expérience de 10 années et de plus de 500 projets à son actif, DIMO Gestion, leader français de la GMAO, se propose de vous délivrer les ingrédients clés de la réussite d'un projet de GMAO.

Introduction
Même s'il est difficile de hiérarchiser les dysfonctionnements qui provoquent des difficultés lors de la mise en place d'une solution de GMAO, plusieurs symptômes récurrents sont cependant clairement identifiables : un cahier des charges trop ambitieux qui conduit parfois au choix d'une solution surdimensionnée, un manque de disponibilité des Ressources Métier, un défaut de coordination entre le Service Informatique et les opérationnels… Et entre une entreprise qui dispose d'une ligne de production et un groupe qui compte plusieurs sites et une équipe importante de techniciens, les contraintes et enjeux ne sont pas si éloignés. Car dans les deux cas celle-ci devra prioritairement orienter son choix de solution et adapter la méthodologie de mise en œuvre en fonction de sa maturité sur le sujet, de son organisation du moment et de sa capacité à absorber le projet sans désorganiser le fonctionnement de l'entreprise et de son outil de production.

Eviter les dérives trop souvent observées
La première étape n'est pas comme c'est bien trop souvent le cas de choisir son progiciel. En effet, une remise à plat de l'organisation ou tout au moins son analyse approfondie s'impose souvent comme un préalable. Et même si le propos peut sembler un peu présomptueux, ce n'est pas nécessairement le progiciel qui doit s'adapter à l'organisation de l'entreprise. Il ne s'agit pas de mener la révolution dans l'entreprise, mais simplement de prendre conscience qu'à l'instar de n'importe quel projet informatique, une part du chemin est à parcourir par chacun des acteurs pour la réussite de celui-ci. Et que l'Entreprise sortira grandie d'une réflexion approfondie sur ses processus. Le Cahier des charges doit avant tout rester raisonnable sur un plan fonctionnel et tenir compte des moyens financiers mais aussi Humains alloués. Sur le plan fonctionnel, le pragmatisme s'impose ; il est vivement conseillé de prendre largement en compte la maturité de l'Entreprise et des équipes sur ce sujet. Il est ainsi préférable d'identifier très distinctement le noyau dur de fonctions qui seront les plus utilisées. Et même s'il s'agit de ne pas négliger les fonctions de second niveau fortement plébiscitées par les équipes, il faut garder en permanence en tête qu'il faudra les implémenter et les faire vivre au quotidien. De plus, il faut penser que plus le temps de paramétrage et de mise en œuvre sera long, plus les risques de voir échouer le projet deviennent importants. Car l'essoufflement des équipes et la dispersion des énergies s'accentuent lorsque le projet s'étale dans le temps. En outre, le quotidien particulièrement accaparant des Techniciens de Maintenance constitue un réel danger pour la bonne fin du projet. Il est ainsi parfois préférable de ramener la mise en œuvre sur une durée réduite, au risque de solliciter de façon importante les équipes mais sur un laps de temps assez court puis de programmer après quelques semaines d'utilisation des sessions de formation dites « piqûres de rappel ». De cette façon, les Utilisateurs qui ont commencé à s'approprier l'outil se voient dispenser une formation très ciblée qui s'avèrera bien plus efficace et qui favorisera d'autant la pertinence de l'utilisation.
Il faut être conscient qu'un progiciel de GMAO lorsqu'il s'implémente dans une organisation qui n'en dispose pas ou qui a pris l'habitude de limiter la saisie de ses interventions sur des outils bureautique peu structurants va générer des changements dans le quotidien des Techniciens qui devront être accompagnés. Les bénéfices n'étant perceptibles qu'après quelques mois d'utilisation.
L'autre facteur clé de succès, est de retenir une solution qui favorisa l'adhésion des équipes. Et là le critère essentiel tient à l'ergonomie et l'intuitivité du progiciel. Le rejet des Utilisateurs peut avoir un effet dévastateur sur la bonne utilisation de la GMAO. Toujours en adéquation avec les principales fonctionnalités jugées rédhibitoires, il est nécessaire que celles-ci soient exploitables simplement sans que les Utilisateurs n'aient le sentiment de subir cette tâche.

Penser et agir avant un projet de GMAO
La GMAO a entre autre comme mission de structurer des process et de répondre aux besoins grandissant en termes d'analyses et de chiffres de l'entreprise. Celle-ci se doit par conséquent, avant la sélection effective d'une solution logicielle, de qualifier précisément ses besoins et de consulter ses collaborateurs, qui sont les premiers utilisateurs et les plus concernés quotidiennement. Loin d'être anodines les réflexions et réunions de travail d'avant projet permettent à l'entreprise de définir précisément le périmètre technologique et fonctionnelle de la solution recherchée, et cela au plus proche de sa « réalité terrain », et de ses Ressources Humaines et Financières disponibles. Elles lui garantissent également de pouvoir établir un cahier des charges très concret, en adéquation avec les besoins des utilisateurs. Autre point clé et non des moindres, l'entreprise doit dédier une équipe au projet de GMAO qui soit disponible et impliquée dans ce dernier. De plus, il est impératif, à mes yeux, d'inclure les futurs utilisateurs de la solution, en amont du projet, afin qu'ils énoncent leurs besoins et attentes et s'approprient le projet. Ainsi, la préparation du projet se révèle capitale à la réussite de ce dernier. Il en va de même pour la maîtrise d'ouvrage et la formation des utilisateurs.

Editeur d'AXEL GMAO, solution logicielle de troisième génération, nous avons pu, au fil des 500 projets à notre actif, synthétiser les « meilleures pratiques » pour mener à bien un projet de GMAO. Outre la pertinence technologique et fonctionnelle de notre solution logicielle, un des éléments clés de la réussite d'un projet de GMAO repose sur la volonté de l'entreprise à adapter son organisation et ses process afin de gagner en réactivité et en productivité. Au-delà d'un retour sur investissement rapide, nous assurons aujourd'hui à nos clients de nombreux bénéfices comme une optimisation des achats et des stocks, une réduction des coûts de main d'œuvre & des coûts de possession, une amélioration des coûts de l'ordre, une diminution des dépenses de sous-traitance, une optimisation des temps de maintenance…. En conclusion, une solution de GMAO « bien pensée » garantit à l'entreprise, en complément des facettes traditionnelles d'optimisation de ce type de projet, de bénéficier d'un outil de production toujours en parfaite adéquation avec son activité et de pouvoir structurer son offre de services. Il est aujourd'hui dommage qu'une entreprise sur deux qui mène un projet de GMAO n'arrive pas à ses résultats, ô combien accessibles !