À l'instar des solutions de messagerie instantanée très populaires comme Skype ou MSN qui intègre aujourd'hui la vidéoconférence, les éditeurs ont développé des solutions professionnelles évoluées destinées aux entreprises. Il convient vraiment de différencier le Web-conférencing professionnel des logiciels destinés au grand public. En effet, avec ces solutions, les conférences peuvent regrouper jusqu'à 1 500 personnes en simultané. Elles proposent l'audioconférence, le partage de données et d'applications, la vidéo, mais aussi des fonctions de collaboration évoluée avec les logiciels bureautiques les plus utilisés.

Avec qui ?
En tête des logiciels de web conférence, on trouve le leader Webex (racheté par Cisco), LiveMeeting de Microsoft et Adobe Connect Pro (basé sur la technologie Flash). Les offres du marché suivent deux approches : soit une solution logicielle reposant sur une architecture client/serveur, soit un abonnement à un service ASP sur une plate-forme en ligne. La première solution s'adresse plutôt aux grandes entreprises, tandis que la seconde répond à de petites structures au besoin plus limité. Mais, l'ASP peut également être proposé à de grands clients en phase d'appropriation des technologies, ou à ceux qui n'auront que des besoins ponctuels.
« Les logiciels proposent actuellement plus de fonctions que les offres ASP, bien que l'écart se resserre. », explique Emmanuel Freriks, de Premiere Global Services. « En effet, les solutions ont tendance à être de plus en plus full web, un service utilisé via un navigateur, par un logiciel sur un poste dédié»

Et pour quoi faire ?
Se jouant des contraintes spatiales, le web-conferencing facilite les réunions de collaborateurs géographiquement dispersés, avec possibilité de travailler en simultané sur les mêmes documents.
Il est de plus en plus utilisé dans le cadre de formations en ligne dans les services marketing, commercial, technique, ou dans les département ressources humaines. L'entreprise utilisera cette technologie pour informer ses employés et ses partenaires et favoriser le travail collaboratif des équipes.

Des gains évidents et mesurables
Les organisations gagnent en productivité, car leurs employés travaillent mieux ensemble. Les équipes de projet, souvent éclatées géographiquement, améliorent leur réactivité, et plus encore, si leurs tâches nécessitent une forte interactivité.
Car l'entreprise augmente ainsi son efficacité opérationnelle. Par exemple, il devient possible de réunir en même temps, pour un séminaire, plusieurs prospects sans contraintes de déplacement.

Tous ces arguments contribuent directement à un retour sur investissement très rapide, au-delà des économies – non négligeables - réalisées sur les déplacements, locations de salles et autres réservations de chambres d'hôtel.

Des solutions simples à installer et à utiliser
Le plus souvent, une webcam et une carte son suffisent à l'utilisateur. S'il est habitué à travailler avec des logiciels bureautiques, il sera opérationnel en quelques minutes.
Ces solutions ne nécessitent quasiment pas de maintenance, puisque seuls un PC et une connexion Internet suffisent en mode ASP. Pour les logiciels client/serveur, l'application ne requiert qu'un minimum d'intervention.

Les entreprises souhaitent disposer de solutions de communication unifiée accessibles de partout, en toute sécurité. Avec le web- conferencing, tout collaborateur peut savoir, depuis son poste de travail habituel, si un (ou plusieurs) collègue est disponible, et démarrer une réunion vidéo en un clic, tout en partageant une application et des documents en direct.