Après la décision, il y a l'action ! Et depuis une dizaine d'années, nous développons des outils d'aide à la décision. Quid de l'aide à l'action ? Aurait-elle été oubliée ? Serait-elle si simple qu'elle ne nécessite pas d'être aidée ?
Le récent départ de la PDG d'HP, remerciée non pour des erreurs stratégiques, mais pour des difficultés d'exécution, semble montrer que malgré un système décisionnel à montrer en exemple, les problèmes d'exécution peuvent au plus haut niveau perturber la mise en œuvre de la stratégie.
Jérôme Jaunasse et Frédéric Baud, tous deux anciens de Business Objects, ont pu mesurer combien l'aide à la décision n'était finalement que le commencement de quelque chose, et non une fin en soi. C'est ce qui les a amené à développer FlexRun et à créer la société du même nom. Découvrons ensemble les promesses de ce nouvel outil, pour le moins original.

Après s'être focalisé sur la manière de gérer les processus avec la mise en œuvre de progiciels de gestion intégrés, puis sur les moyens de consolider l'information stratégique grâce aux grands outils d'informatique décisionnelle, ne serait-il pas aujourd'hui temps de réfléchir aux moyens de gérer et de suivre l'exécution des différentes tâches quotidiennes d'un décideur ? C'est en tous cas, ce qu'affirme FlexRun.
FlexRun a bien compris que d'aucune façon, un chef de projet ou un décideur ne se départirait de son tableur Excel et de sa messagerie pour gérer les différentes tâches de son équipe, car ces outils sont simples, connus de tous, et faciles d'accès. Toutefois, elle s'est employée à imaginer une solution fondée sur ces ressources, mais permettant de combler des lacunes importantes en matière de suivi de l'exécution des tâches.
En effet, une liste des tâches sur un tableur ne permet pas à un manager de conserver l'ensemble de l'historique du projet, tels que les retards qui ont été pris sur certaines tâches, les raisons invoquées par les participants, ou les tâches annexes à réaliser, comme par exemple la réservation d'une chambre d'hôtel pour un client dans le cadre de la signature d'un contrat… Dans bien des cas, certaines tâches pourtant liées à l'exécution d'un projet ne sont pas répertoriées ou ne figurent qu'en local sur le poste d'un collaborateur et ne peuvent donc pas être suivies.

Au cœur de la solution FlexRun, se trouve un moteur de règles de gestion liées à l'exécution des tâches, fonctionnant automatiquement afin d'assurer efficacement le suivi d'un projet. En effet, les différentes données de base, telles que les tâches, les projets, les emails des collaborateurs en charge de chaque tâche, sont chargés depuis Excel et à tout moment l'utilisateur peut revenir au tableur. Selon une cadence mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne définie par le responsable du projet, un mail automatique en HTML est envoyé par un serveur central à chacun des collaborateurs, dans lequel il leur est demandé d'indiquer l'état d'avancement des différentes tâches dont ils ont la responsabilité. A la différence d'un simple questionnaire, cette solution permet de n'envoyer aux participants que les tâches qui les concernent et non pas celles de l'ensemble du projet.
De plus, une fois que le collaborateur a renseigné que par exemple, l'une des ses tâches est achevée, que l'autre a subi un retard pour telle ou telle raison, la réponse est envoyée au serveur dès que la personne se connecte au réseau Internet. L'ensemble des réponses émanant des différents collaborateurs est ensuite automatiquement consolidé au sein d'un tableau global auquel peut accéder le manager. Il lui est alors possible de comparer l'historique des dates de fin prévues et des dates effectives pour chacun des membres de son équipe.
Si un collaborateur ne peut pas se connecter pour renvoyer ses informations, il est possible pour le manager de les entrer à partir d'une page Internet et ainsi mettre à jour les éléments manquants transmis par téléphone par exemple.
La solution est proposée en mode hébergé par la société FlexRun qui affirme bénéficier d'un niveau de sécurité important, dont la preuve sera indispensable pour convaincre les managers d'une entreprise de confier à un prestataire le détail des tâches en cours avec leur équipe.

La solution est aujourd'hui disponible dans sa version « Team Edition » au prix de 600 € par mois pour 15 utilisateurs et pour un abonnement sur trois mois minimum.

Jérôme Jaunasse classe cette solution innovante dans une catégorie nouvelle de « Business Execution Management » ou BEM, qui peut couvrir un spectre très large de besoins. Elle peut permettre à des équipes internationales de travailler ensemble et de suivre l'avancement d'un projet sans avoir à planifier des réunions tard dans la nuit en raison des fuseaux horaires. Des partenaires et des fournisseurs qui seraient extérieurs au système d'information de l'entreprise peuvent également partager l'accès à cette solution sans difficulté technique.
De même, dans le domaine financier le souci nouveau d'un suivi de la responsabilité de chacun des créateurs d'un chiffre consolidé, connu sous le terme anglais de « compliance » peut trouver une réponse dans l'utilisation de FlexRun. De manière plus large, elle permet d'animer un réseau de partenaires, comme des concessionnaires, des franchisés, des filiales, de manière personnalisée et fine, notamment grâce à cette possibilité de suivre chacune des entités en fonction d'objectifs bien particuliers.
Cette première incursion dans le monde des outils d'aide à l'exécution pourrait bien être un signe précurseur de la création d'un nouveau marché, structurant et donnant une ampleur nouvelle à une multitude de « gadgets » qui occupent ce marché (to do list, gestionnaires de tâches dans Outlook, calendriers partagés…). FlexRun devra s'imposer rapidement et avec force pour ne pas voir son excellente idée reprise par d'autres, avec des moyens non comparables.